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灰名單過濾功能主要是過濾垃圾郵件行為，一般來說廣告業者在第一次發送廣告信件時，如果收件者拒收，就不會再發送第二次，而灰名單過濾主要就是發揮這種特性，對於第一次陌生寄送的帳號都拒收。 正常的郵件主機，在信件第一次發送失敗時，會在傳送第二次、第三次，則灰名單過濾機制在正常郵件第二次寄送時就會收下信件，往後此寄件者的來信都不會做阻擋，除非使用者有將它列入黑名單或其他判別條件中。 灰名單原理：灰名單方法非常簡單，它僅專注於郵件傳遞的三項信息
    1 寄件者來源IP

網路化程度越深的企業，越依賴郵件，導致郵件數量越來越多，如果想要調出6個月前的某一封特定郵件，是困難的事，這時就需要專門的郵件備份及歸檔設備，將所有進出的郵件備份，並且提供索引資訊，讓管理者容易地取得信件。當郵件備當成公司的正式文件，依法必須保存5年以上的沙賓法案通過後，所有的上市公司都需要保存進出公司的郵件，如何在不改變企業的郵件伺服器主機，但又能提供郵件紀錄、備份及查詢的備份主機，益加重要。因為郵件的應用已經走入企業中，它的溝通越頻繁，就越顯的資料備份的重要，再使用傳真當作訂單的年代，所有的傳送、接收都會有一份稿件被存下來，日後要查詢是一件相當方便的事，可是轉入無紙化的電子郵件時代，萬一收件者的電腦被病毒或木馬攻陷，導致所有資料不見，更不要說【內神通外鬼】的惡意散播行為，企業如何自保，這時郵件紀錄器就顯的重要。

在激烈競爭的商業環境中，時常聽到企業因商業機密外漏造成營運重大損失，

對多數網管人員來說，

一般軟體式的郵件伺服器最怕作業系統有問題或是硬碟故障，
會導致整個系統重新製作，費時費力。如果把所有的作業系統、

一台好的UTM除了應該具有完整功能外，還必須擁有人性化管理介面。
網管人員維護企業電腦設備的運作，通常一個人可能維護多台的主機、

厭倦E-Mail單封信只能夾帶3MB嗎？
想要寄50MB (例如：簡報檔、影音檔..) 的檔案給客戶，

對於電子郵件，你有下列困擾嗎？
員工休假或出差在外，無法第一時間立即處理客戶信件，

網路是由無限多的電腦連線所構成，為了確保資料流動的正確性，
每台電腦都有「固定而且單一」的「位址」，即是0～255數字所組成的IP位址。