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網路化程度越深的企業，越依賴郵件，導致郵件數量越來越多，如果想要調出6個月前的某一封特定郵件，是困難的事，這時就需要專門的郵件備份及歸檔設備，將所有進出的郵件備份，並且提供索引資訊，讓管理者容易地取得信件。當郵件備當成公司的正式文件，依法必須保存5年以上的沙賓法案通過後，所有的上市公司都需要保存進出公司的郵件，如何在不改變企業的郵件伺服器主機，但又能提供郵件紀錄、備份及查詢的備份主機，益加重要。因為郵件的應用已經走入企業中，它的溝通越頻繁，就越顯的資料備份的重要，再使用傳真當作訂單的年代，所有的傳送、接收都會有一份稿件被存下來，日後要查詢是一件相當方便的事，可是轉入無紙化的電子郵件時代，萬一收件者的電腦被病毒或木馬攻陷，導致所有資料不見，更不要說【內神通外鬼】的惡意散播行為，企業如何自保，這時郵件紀錄器就顯的重要。
有3種方法可以紀錄郵件
想要紀錄郵件有3種方式，哪一種是符合你的網路環境？1、把舊的郵件伺服器換掉，換成同時具備紀錄及郵件主機功能的設備，這個方法最簡單，也是一勞永逸，ShareTech MS 系列郵件伺服器就具備這樣功能。2、攔截網路封包，不論用Sniffer或Bridge的方式將網路封包導向網路紀錄器，再將它還原回內容，詳細請參照ShareTech UTM +Recorder UR 系列。3、MX 指向，使用MX權值不同的觀念，如圖一所示，在送信時，將原來的郵件伺服器(不論是哪一家的作業系統或是郵件處理軟體都可以應用)的所有送信內容送到ShareTech 的郵件紀錄器，紀錄後再送出去，收信時是由ShareTech 的郵件紀錄器先代收，並且紀錄後，送到自建的郵件伺服器，這樣的配置好處是使用者依然使用原來的郵件伺服器，使用習慣都不變。
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